DJ als Weihnachtsmann verkleidet mit Sonnenbrille auf einer Weihnachtsfeier
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1. Oktober 2019

Die ultimative Checkliste für Ihre Weihnachtsfeier

Sie möchten für Ihre Mitarbeiter eine individuell von Hand geplante Weihnachtsfeier veranstalten und wissen überhaupt nicht, womit Sie anfangen oder was Sie alles bedenken müssen? Kein Problem, mit unserer Checkliste haben Sie alle wichtigen Punkte auf einen Blick. Generell eignet sich eine Weihnachtsfeier als Belohnung für vergangene Leistungen, als Ansporn für die zukünftige Arbeit im neuen Jahr, als Teambuilding-Maßnahme aber auch einfach dafür, gemeinsam einen schönen, lockeren Abend zu verbringen und das Jahr ausklingen zu lassen. Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Planung Ihrer Feier. Sie können durchaus bereits im Juni loslegen, spätestens jedoch im August, denn die Eventlocations und Caterer sind in der Vorweihnachtszeit schnell ausgebucht und Sie möchten sicherlich die gesamte Auswahl haben. Wenn Sie unsere Liste Stück für Stück abarbeiten, haben Sie am Ende mit Sicherheit eine nach Ihren Vorstellungen perfekt geplante Weihnachtsparty.

1. Das Datum

Als erstes sollten Sie sich überlegen, wann genau Sie Ihre Weihnachtsfeier veranstalten möchten. Am beliebtesten sind Termine im Dezember, direkt in der Adventszeit, jedoch müssen Sie sich überlegen, ob Sie Ihre Party lieber Anfang Dezember, in der Mitte oder doch direkt vor Weihnachten feiern möchten. Die erste Option hat den Vorteil, dass noch nicht alle im absoluten Weihnachtsstress sind und vermutlich fast alle zusagen, auch wenn Sie die Feier auf das Wochenende legen. Falls Sie die Weihnachtsfeier allerdings als Belohnung für die Leistungen des vergangenen Jahres oder als Jahresausklang planen, ist ein Termin Anfang Dezember eher ungünstig, da anschließend alle die restlichen Wochen bis Weihnachten noch arbeiten müssen, wodurch die Wirkung eventuell verpufft.  Die Mitte der Adventszeit ist eigentlich immer ein guter Weg. Natürlich könnten einige Mitarbeiter bereits im vorweihnachtlichen Stress sein, aber dafür ist Weihnachten auch schon recht nah und nur noch wenige Arbeitstage stehen allen bevor. Dementsprechend hat dieser Zeitraum keine sehr großen Nachteile, abgesehen davon, dass Sie die Location frühzeitig mieten müssen, weil sonst alles ausgebucht sein könnte.

 

Sie haben natürlich auch die Option, Ihre Feier erst wenige Tage vor Weihnachten zu veranstalten, z.B. am letzten Arbeitstag. Der Vorteil liegt natürlich darin, dass die Party nun tatsächlich den Jahresausklang darstellt und Sie bis zum nächsten Jahr auch mit der Arbeit abschließen können. Der Nachteil ist jedoch, dass einige Mitarbeiter möglicherweise nicht teilnehmen werden, entweder weil sie einfach nur nachhause zu ihren Liebsten möchten, bereits andere Pläne haben oder weil sie über Weihnachten wegfahren. Mittlerweile haben sich auch einige Firmen dazu entschieden, ihre Weihnachtsfeiern erst im Januar zu veranstalten, da zu diesem Zeitpunkt die Ausrichtungskosten wesentlich geringer sind als vor Weihnachten. Zum anderen wird die Feier dann gleich als Motivation für das neue Jahr kommuniziert. Sollten Sie sich nicht entscheiden können, überlegen Sie welcher Zeitpunkt für Ihre Mitarbeiter wohl am günstigsten wäre oder fragen Sie sie einfach danach. Haben Sie sich auf ein Datum festgelegt, können Sie auch bereits “Save the Date” E-Mails an Ihre Mitarbeiter verschicken, um ganz sicher zu gehen, dass auch möglichst Viele teilnehmen werden.

Holzschlitten im Schnee mit Geschenken und einer Save The Date Tafel

2. Das Budget

Die Höhe des Budgets entscheidet, welche Art von Weihnachtsfeier Sie veranstalten können. Je früher Sie wissen, wieviel Geld Ihnen zur Verfügung steht, desto eher können Sie auch mit der realistischen Planung Ihres Events beginnen. Sie sollten bei der Planung unbedingt bedenken, dass die Feier eine Belohnung für Ihre Mitarbeiter ist und diesen auch gefallen soll. Selbst mit einem kleineren Budget, finden Sie auf Eventlocationportalen wie eventano.de preiswerte Locations, die dennoch festlich sind. Außerdem sollten Sie Ihr Budget, egal wie hoch dieses ausfällt, niemals ganz aufbrauchen, denn Sie müssen immer mit eventuellen Zusatzkosten rechnen.

3. Die Art des Events

Hierbei haben Sie eine große Auswahl und sollten viele Faktoren berücksichtigen. Grundsätzlich gilt: Je kleiner die Teilnehmerzahl, desto mehr Optionen haben Sie. Andererseits ist es bei einer Weihnachtsfeier auch notwendig, zu überlegen, ob Sie die Lebenspartner Ihrer Mitarbeiter einladen möchten. Dadurch wird die Teilnehmerzahl natürlich stark erhöht, andererseits bekommt die Veranstaltung auch ein privateres und freundlicheres Ambiente und womöglich erhalten Sie insgesamt mehr Zusagen. Als nächstes sollten Sie sich überlegen, ob Sie Ihre Feier am Abend, am Tag oder als ganztägiges Event veranstalten wollen. Möchten Sie Ihre Veranstaltung unter ein bestimmtes Motto stellen, einen absolut eleganten und luxuriösen Abend planen oder doch eine legere und zwanglose Party?

 

Bei einer geringen Teilnehmerzahl haben Sie zusätzlich die Option, ein besonderes Erlebnis-Event zu organisieren, z.B. könnten Sie gemeinsam Eislaufen gehen, zum Bowling oder wie wäre es mit einem Kochevent? Besonders bei diesen Entscheidungen sollten Sie danach handeln, was vermutlich Ihren Mitarbeitern gefallen wird, denn Sie planen die Weihnachtsfeier ja für sie und nicht für sich selbst.

Eine Weihnachts-Lichtdekoration aus einer Lichterkette im dekorierten Raum.

4. Location

Die richtige Eventlocation zu finden, ist ein sehr wichtiger Punkt, da diese den Rahmen, die Stimmung und das Ambiente bestimmt oder beeinflusst. Wenn Sie viele Gäste haben und ein großes Budget, dann können Sie eine sehr prunkvolle Räumlichkeit wählen, zum Beispiel einen Festsaal in einem Schloss oder einer Burg. Locations auf dem Wasser sind übrigens auch im Winter angesagt und sehr stilvoll. Für eine große Gruppe können Sie ein Partyschiff mieten, für eine kleinere Gruppe eher ein Partyboot.  Für eine kleine bis mittelgroße Teilnehmerzahl eignen sich auch Partykeller, Partyräume und Clubs. Wenn Sie es eher leger und individuell gestalten möchten, haben Sie auch die Möglichkeit eine Festscheune zu mieten, natürlich auch für viele Personen. Eine ganz besondere Wirkung haben auch Industrielocations wie alte Fabrikgebäude. Allerdings sind diese eventuell nicht so gemütlich wie andere Veranstaltungsorte.

 

Auf Eventlocationportalen können Sie mit Hilfe von Suchfiltern genau die richtige Location für Ihre Weihnachtsfeier finden, oder auch mehrere Locations vergleichen und anfragen. Wenn Sie sich schließlich entschieden haben, sollten Sie auch so schnell wie möglich buchen, denn Termine in der Vorweihnachtszeit sind beliebt und wie schon geschrieben sehr schnell weg.  Klären Sie mit der Location unbedingt alle Details zur Ausstattung und zum Service: Ist Mobiliar und Dekoration passend zu Ihren Vorstellungen vorhanden? Ist Licht-, Audio- und eventuell auch Videotechnik vor Ort? Gibt es Catering- und Servicepersonal? Alles was die Location nicht anbietet, müssen Sie dementsprechend selbst organisieren.

Tipp: Für den besonderen Fall, dass Sie eine Location für eine Abendveranstaltung weiter weg im Umland buchen, sollten Sie nicht vergessen, für Ihre Gäste Hotelzimmer in der Nähe zu buchen!  

5. Die Einladungen

Haben Sie alle wichtigen Rahmenbedingungen wie das Datum, die Location und die Art des Events endgültig festgelegt, wird es Zeit die offiziellen Einladungen an Ihre Mitarbeiter zu verschicken. Ungefähr 2 Monate vor der Weihnachtsfeier sollten Ihre Gäste die Einladungen erhalten. Sie können diese in digitaler Form per E-Mail oder als Karten per Post senden. Ein simpler Aushang am “Schwarzen Brett” ist nicht unbedingt ratsam, da dieser übersehen werden könnte und zudem unpersönlich wirkt. Bitten Sie in der Einladung unbedingt um eine Teilnahmebestätigung bis zu einem bestimmten Datum, damit Sie alles Weitere genauer planen können. Die Einladungen sollten alle wichtigen Informationen wie Datum, Ort, Uhrzeit und Motto oder Stil (leger, festlich etc.) beinhalten und auch optisch ansprechend und thematisch passend gestaltet sein.

6. Essen & Getränke

Die wichtigste Frage lautet natürlich: “Menü oder Buffet?”. Wenn Sie eine sehr große Teilnehmerzahl haben, sollten Sie das Buffet wählen, da ein Menü schwieriger auf so viele verschiedene Geschmäcker abzustimmen ist. Außerdem bringt das Servieren der Gänge zusätzliche Unruhe in das Event und lenkt sehr ab. Möglich ist es aber natürlich. Bei einer kleinen Gruppe passt das Menü hingegen perfekt zu einem eleganten Dinner. Egal ob Sie einen externen Caterer engagieren oder Ihre gebuchte Location Catering anbietet, sollten Sie darauf achten, dass auch für jeden Ihrer Gäste etwas dabei ist, damit sich niemand ausgeschlossen fühlt. Dementsprechend sollte es auch Speisen geben, die beispielsweise rein vegetarisch oder vegan, halal oder auch glutenfrei sind. Außerdem sollte das Essen natürlich auch zum Thema der Feier passen. Dies gilt besonders, wenn Sie eine Mottoparty veranstalten, da sonst das Ambiente darunter leidet.

 

Dasselbe gilt selbstverständlich auch für die Getränke des Abends. Diese sollten ebenfalls eine größere Vielfalt aufweisen und zum Motto oder zum Charakter Ihrer Weihnachtsfeier passen. In der Vorweihnachtszeit bietet es sich auch immer an, Glühwein oder einen besonderen Weihnachtscocktail auszuschenken. Überlegen Sie außerdem, wie der Ausschank der Getränke vonstatten gehen soll. Bei einem schicken Menü können Sie Ihre Gäste direkt am Tisch von dem Servicepersonal bewirten lassen. Sie haben aber auch immer die gängige Möglichkeit eines Barkeepers mit einer Bar, an der sich die Gäste Ihre Getränke selbst bestellen können. Eine dritte Option eignet sich für sehr legere und zwanglose Veranstaltungsformen. Hierbei gibt es einen einfachen Getränketisch, an dem sich jeder selbst bedienen kann.      

Ein Buffet mit roter Tischdecke, leckeren Speisen weihnachtlich geschmückt zur Weihnachtsfeier

7. Die Dekoration

Die Dekoration ist neben den Speisen das wichtigste Mittel, um das geplante Thema der Feier zu unterstreichen und ein passendes Ambiente zu erschaffen. Dementsprechend sollte die Dekoration perfekt auf das Motto abgestimmt sein und wenn möglich natürlich auch etwas weihnachtlich. Die passende Dekoration erhalten Sie entweder direkt von Ihrer Location oder von einem externen Ausstatter. Oft vermieten auch Caterer die Dekoration gleich mit. Zur Deko gehört natürlich auch die richtige Lichttechnik, die zum Beispiel mit verschiedenen Farbstrahlern eine coole Atmosphäre erschafft. Trauen Sie sich bei der Auswahl der Dekoration ruhig kreativ zu werden, Ihre Gäste sind sicher begeistert.

8. Die Musik

Musik ist auf einer Weihnachtsfeier ein absolutes Muss, besonders wenn Sie Ihre Mitarbeiter zum Tanzen motivieren wollen. Sie haben z.B. die Option, eine Liveband oder einen DJ zu engagieren. Bei einem kleineren Budget kann aber auch schon eine coole Playlist, abgespielt über ein qualitativ hochwertiges Soundsystem, vollkommen ausreichend für eine tolle Stimmung sein. Bei einer Weihnachtsfeier ohne Motto bietet es sich natürlich an, die bekannten Weihnachtsklassiker zu spielen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Playlist trotzdem abwechslungsreich ist und auch für jeden Geschmack etwas dabei ist. Wenn Sie außerdem Ihre Mitarbeiter wirklich zum Tanzen motivieren wollen, müssen die Lieder natürlich auch gut dafür geeignet sein und Partystimmung vermitteln. Bei einer Feier mit einem bestimmten Motto, sollte die Musik selbstverständlich zum gewählten Thema passen, damit das Ambiente abgerundet wird. Insgesamt ist vor allem auch die Abstimmung mit Ihrer Location wichtig, um zu klären, ob die benötigte Sound-Technik vor Ort vorhanden ist oder von dem gebuchten Musiker oder Ihnen selbst mitgebracht werden muss.

Tipp: Klären Sie mit der Eventlocation vorher ab, ob es eventuell Einschränkungen bezüglich des Lärmpegels gibt. Manchmal muss z.B. auf der Terrasse ab 22 Uhr die Musik ausgestellt werden, um die Nachbarn nicht zu stören.

9. Das Unterhaltungsprogramm

Sie können sich auch überlegen, ob sich für Ihre Weihnachtsfeier ein Unterhaltungsprogramm empfiehlt. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter gut kennen und wissen, dass auch ohne zusätzliches Programm genügend Gesprächsstoff und gute Laune vorhanden sein wird, dann können Sie auf dieses auch verzichten. Ansonsten sollten Sie jedoch erwägen, einen Show Act oder ähnliches zu organisieren. Dabei gibt es natürlich die naheliegende Variante, einen Künstler zu buchen der auf einer Bühne auftritt, wie zum Beispiel einen Comedian, einen Sänger, eine Tanz- oder Theatergruppe oder einen Magier. Diese Form eignet sich gut dafür, wenn eine große Gruppe an Menschen in einem Saal verteilt an verschiedenen Tischen sitzen, zum Beispiel nach einem leckeren Dinner. Wenn Sie Ihre Feier lockerer gestalten möchten und sich Ihre Gäste ruhig frei in Ihrer Location bewegen sollen, könnten Sie beispielsweise auch Kasino-Spielautomaten, Dartscheiben oder ein Karaoke-Gerät mieten. Was auch immer Sie sich zur Unterhaltung Ihrer Gäste ausdenken, buchen Sie die Künstler oder das Equipment rechtzeitig und planen Sie den Ablauf genau. Passend dazu sollten Sie sich nun auch überlegen, wer während der Feier fotografiert. Wollen Sie einen professionellen Fotografen engagieren, erklärt sich ein Mitarbeiter dazu bereit oder machen Sie selbst die Erinnerungsfotos mit Ihrer eigenen Kamera?

10. Reden & Auszeichnungen

Ob Sie feste Programmpunkte wie Reden und Auszeichnungen haben wollen, können Sie natürlich selbst entscheiden. So oder so sind diese eine schöne Art, um Ihren Mitarbeitern in besonderer Form zu danken. Reden sollten allerdings immer kurz gehalten und vielleicht auch mit Humor gespickt sein. Sie wollen ja sicher nicht, dass Ihre Mitarbeiter sich langweilen oder die Stimmung absinkt. Deswegen sollte dieser Programmpunkt auch lieber früher am Abend stattfinden, damit später nicht die Partystimmung unterbrochen wird. Falls Sie allen oder auch nur einzelnen Mitarbeitern etwas schenken möchten, sollten Sie diese Geschenke rechtzeitig anfertigen lassen oder kaufen und während der Veranstaltung am besten an einem festen Ort deponieren.

11. Die Tischordnung

Ob es eine festgelegte Tischordnung gibt oder nicht, richtet sich zumeist nach der Art und der Größe Ihres Events. Wenn Sie eine zwanglose, lockere Party planen, können Sie auf eine Sitzordnung verzichten. Bei einer großen Veranstaltung oder einem eleganten Dinner ist diese jedoch unbedingt empfehlenswert. Achten Sie bei der Platzierung auf persönliche Präferenzen Ihrer Mitarbeiter und überlegen Sie auch, wer sich eventuell nicht so gut miteinander versteht und deshalb nicht beieinander sitzen sollte, um Missstimmung zu vermeiden. Haben Sie alles festgelegt, geht es daran, das Design und den Druck der Namenskärtchen zu organisieren, die dann auf den Tischen verteilt werden. Das Design sollte natürlich wieder zum Thema passen. Und ein kleiner Tipp: Überprüfen Sie lieber zweimal, ob auch alle Namen korrekt geschrieben sind.

Champagnerkühler mit Champagnerflasch und Gläsern auf einem Tisch in weihnachtlicher Atmosphäre

12. Die Durchführung

Wenn dann endlich der Tag Ihrer Weihnachtsfeier gekommen ist, ist es hilfreich eine To-Do-Liste und einen genauen Ablaufplan zur Hand zu haben. Zusätzlich benötigen Sie alle Kontaktdaten von Ihrem eventuellen Veranstaltungsplaner, Caterer, Musiker, Show Act, Technikverleih etc. Falls etwas nicht nach Plan verläuft, haben Sie so schnell alles auf einen Blick. Bei großen Veranstaltungen bietet es sich an, im Eingangsbereich Ihrer Location den Menüplan, die Übersicht der Tischordnung und eventuell auch den Programmablauf auszuhängen, damit Ihre Gäste sich einen Überblick verschaffen können. Vor der Feier sollten Sie noch einmal mit allen Mitwirkenden und Dienstleistern den Ablauf und andere Details durchsprechen, damit es möglichst zu keinen Missverständnissen oder Verzögerungen kommt. Ist alles geklärt, können auch Sie die Weihnachtsfeier genießen.   

13. Das Feedback

Sie sollten während oder nach der Feier unbedingt um Feedback von Ihren Mitarbeitern bitten. Dadurch können Sie aus Fehlern lernen und Ihre nächste Veranstaltung noch besser an die Wünsche Ihrer Gäste anpassen. Und sollte es nur Lob geben, haben Sie einen Grund sich zu freuen! Ihre Bitte um Feedback sollte allerdings nicht zu aufdringlich sein. In einem persönlichen Feedback-Gespräch zum Beispiel fühlen sich Ihre Mitarbeiter eventuell unwohl und trauen sich nicht, die Wahrheit zu sagen. Das ehrlichere Feedback bekommen Sie, in dem Sie es freistellen etwas dazu zu sagen. Verteilen Sie beispielsweise bei der Feier Fragebögen, die am Ende des Abends anonym abgegeben werden können oder legen Sie ein Gästebuch in den Eingangsbereich Ihrer Location, in das jeder Gast eine Anmerkung oder Bewertung zu der Feier schreiben kann.

Die gelungene Weihnachtsfeier

Wenn Sie alle Punkte auf dieser Liste berücksichtigt haben und im Interesse Ihrer Gäste gehandelt haben, spricht nichts gegen einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. So werden Ihre Mitarbeiter sicher noch lange von Ihrer gelungenen Weihnachtsfeier schwärmen. Und auch wenn etwas schief geht, ist das nicht immer ein Beinbruch. Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern so oder so viel Spaß und ein frohes Fest!  

von Antonia Lerz

Feiernde Frauen an einer gedeckten Tafel mit Kerzen geschmückt zur Weihnachtsfeier

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