Menschen mit Laptops, Tablets und Smartphones sitzen um einen Tisch herum, Blick von oben
© rawpixel/123RF.com
19. November 2019

Die besten Tipps für ein gelungenes Meeting

Bringen Sie neuen Schwung in Ihre Meetings! Einfaches Zusammensitzen an einem Tisch war gestern. Gestalten Sie Ihre Meetings und Besprechungen effizienter und sorgen Sie für mehr Aufmerksamkeit und Spaß bei Ihren Mitarbeitern und Kollegen. Wir haben kreative Ideen für Ihr nächstes Meeting zusammengetragen. Kennen Sie das? Es ist Montag 10 Uhr und das wöchentliche Kickoff-Meeting steht an. Ein Kollege kommt gerade erst zur Tür rein, ein anderer sitzt noch an seinen E-Mails und Sie holen sich erstmal einen Kaffee bevor es losgeht. Die Motivation ist der Gewohnheit gewichen und eine Meeting-Vorbereitung hat es nie gegeben.

 

So sieht leider der Alltag in vielen Unternehmen aus. Parallel beschweren sich alle, dass der Arbeitstag nur noch aus Besprechungen besteht und keiner mehr Zeit für seine eigentlichen Aufgaben hat.  Dabei haben Sie es in der Hand! Ändern Sie die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen oder zumindest in Ihrem Team. Sorgen Sie für effektive Absprachen, Abwechslung, Motivation und ein besseres Teamgefühl!

6 einfache Meeting Regeln

Der Moderator hat das Sagen! Zumindest was den Rahmen und die Regeln betrifft. Er kann Diskussionen abkürzen oder auf andere Runden ausgliedern und auch Teilnehmer ermahnen, wenn diese vom eigentlichen Thema abkommen. Parallel ist er für den Zeitplan verantwortlich, um endlose Verlängerungen zu vermeiden. Im schlimmsten Falle kann er auch ein Meeting abbrechen, wenn z.B. alle zu spät kommen oder niemand inhaltlich vorbereitet ist.

 

Pünktlichkeit. Jedes Meeting fängt pünktlich an. Nicht eine Minute früher und schon gar nicht später. Dies setzt natürlich eine gute Vorbereitung voraus. Denn nichts ist schlimmer, als wenn zum Start noch Technik aufgebaut wird.

 

Telefone und sonstige technische Ablenkungen sind auszustellen. Selbst wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr Handy für das Meeting benötigen, gibt es diverse Möglichkeiten, Benachrichtigungen und Anrufe auszuschalten. Fokussieren Sie sich auf die Inhalte des Meetings und Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

 

Ohne Agenda kein Meeting! Wenn die Teilnehmer nicht rechtzeitig vorher wissen, worum es geht, können Sie sich nicht vorbereiten. Schicken Sie also vor jedem Meeting die Agenda oder geben Sie allen Teilnehmern Zugriff darauf.

 

Ohne Vorbereitung keine Effizienz. Bereiten Sie sich als Teilnehmer vor. Lesen Sie sich die Agenda durch, bringen Sie alle relevanten Informationen zum Meeting mit und haben Sie die Themen bereits im Kopf.

 

Ausreden lassen! Geben Sie sich selbst und auch anderen tatsächlich eine Stimme. Allein der Moderator hat das Recht zu unterbrechen, wenn z.B. der Teilnehmer vom Thema abkommt oder die Zeit knapp wird.

7 verschiedene Arten von Meetings

  • Webbasiertes Meeting
  • Telefonkonferenz
  • Brainstorming
  • Brainswarming
  • Meeting im Stehen
  • Meeting im Laufen
  • Kurzes Check-up
  • Feedbackgespräch

Coole Namen für Meetings

Auch die Benennung der Besprechung kann zum Erfolg beitragen. Brechen Sie einfach mal aus und geben Sie Ihren Meetings ungewöhnliche Namen. Stellen Sie das Ziel oder den Inhalt in den Vordergrund oder die Meetingart. Hier ein paar Ideen, die Ihre Teilnehmer schon vor Beginn motivieren.

 

  • SWM: Schönes-Wochenende-Meeting (Kurzes Check-up)
  • EdW: Erfolge-der-Woche-Meeting (Kurzes Check-up)
  • Kickstarter (Kickoff-Meeting)
  • Start my Day (Kickoff-Meeting)
  • Give me your opinion (Feedbackgespräch)
  • What do you think? (Feedbackgespräch)
  • Voting Time (Abstimmung)
  • Vote Now! (Abstimmung)
  • Die besten Ideen (Brainstorming)
  • 1 Thema – 20 Ideen (Brainstorming)
  • Power Brain (Brainstorming)

Die 8 häufigsten Meeting-Fehler und wie man diese vermeidet

  1. Zu viele Meetings: Schauen Sie sich nicht nur die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Team, sondern im ganzen Unternehmen an. Legen Sie passende Meetings eventuell zusammen. Und streichen Sie auch Meetings, die keinen wirklichen Mehrwert bieten.
  2. Zu viele Personen im Meeting: Sind alle Themen auch wirklich für alle Teilnehmer wichtig? Hinterfragen Sie alle beteiligten Personen. Legen Sie z.B. bestimmte Inhalte für alle an den Anfang und verabschieden Sie Mitarbeiter und Kollegen, sobald alle folgenden Themen für diese keine Relevanz mehr haben.
  3. Fehlender Zeitplan: Planen Sie ein festes Ende für jedes Meeting ein. Wurden nicht alle Themen besprochen, werden diese auf den nächsten Termin verlegt. So zwingen Sie sich gleich zur Priorisierung aller Besprechungspunkte: die Wichtigsten zuerst! Und wenn Sie auf Dauer zeitlich nicht alle Themen auf der Agenda schaffen, dann erweitern Sie die Meetingzeit einfach um 15-30 Minuten. Aber erst dann!
  4. Unpünktlichkeit: Zu spätes Erscheinen der Teilnehmer sorgt für Unruhe. Stellen Sie Pünktlichkeit als Regel auf und überlegen Sie sich eine kleine Art von “Strafe”. Dies kann z.B. eine Aufgabe für alle Zuspätkommer sein: Aufräumen des Meetingraums oder 1x Kaffee holen für alle Teilnehmer (natürlich nach dem Meeting oder vor dem nächsten).
  5. Fehlender Moderator: Einer sollte das Meeting führen und für die Struktur und das Timing verantwortlich sein. Dies kann immer die gleiche Person sein, sich aber auch abwechseln. Ganz wichtig ist dabei das Vorleben der Meetingregeln. Denn wenn der Moderator sich nicht dafür interessiert, werden die Teilnehmer es auch nicht tun.
  6. Schlechte Vorbereitung: Sie benötigen einen Beamer? Strom? Ein Flipchart? Zum vereinbarten Meeting-Start sollte alles fertig vorbereitet sein. Nur so kann das Meeting auch pünktlich starten und Sie haben von Anfang an die volle Aufmerksamkeit.
  7. Meeting ohne Agenda: Hier ist das Chaos vorprogrammiert. Wie sollen sich alle Teilnehmer auf das Meeting inhaltlich vorbereiten, wenn der Inhalt nicht klar kommuniziert wird? Erstellen Sie einen Plan, machen Sie diesen allen Teilnehmern zugänglich und gehen Sie diesen in der Besprechung Punkt für Punkt durch. So sorgen Sie für eine feste Struktur und Transparenz für jeden Beteiligten.
  8. Ohne Protokoll keine Nachbearbeitung: Auch wenn es nur vermeintlich kleine Absprachen gibt, führen Sie ein Protokoll. Halten Sie schriftlich in kurzen und prägnanten Stichpunkten die Inhalte und Entscheidungen fest. So können Sie nach dem Meeting verteilte Aufgaben besser überblicken und haben auch Wochen später noch getätigte Absprachen dokumentiert. Der Satz “…das haben wir nie so besprochen…” gehört damit der Vergangenheit an.
Ein Mann präsentiert etwas vor vier anderen in einem Büro

14 Tipps, Methoden & Ideen für bessere Meetings

Radikal: Schließen Sie 2 Minuten nach Beginn Ihres Meetings die Türen (ab). Wer zu spät kommt, darf nicht mehr herein. Zugegeben, dieser Schritt ist etwas abgebrüht, aber zwingt Ihre Teilnehmer zum pünktlichen Erscheinen. Spätestens beim zweiten Meeting.

 

Neuvorstellungen: Geht es inhaltlich darum, eine Idee oder ein Projekt anderen vorzustellen, bietet sich folgende Methode an. Nach der Vorstellung von Teilnehmer A geben alle anderen Teilnehmer ihr Feedback und ihre Kritik ab, ohne dass Teilnehmer A diese kommentiert. Somit wird auch wirklich jedes einzelne Feedback eingesammelt, statt wie gern üblich einfach “weg argumentiert”. Diese Methode benötigt ein wenig Übung, macht das Meeting aber sehr effektiv.

 

Anregend: Beginnen Sie als Moderator das Meeting mit einer offenen Frage. Diese kann auch gern etwas ungewöhnlich sein und muss sich nicht zwangsläufig auf den Kontext des Meetings beziehen. Nehmen Sie alle Teilnehmer von der ersten Minute mit, regen Sie jeden direkt zum Nachdenken an und schaffen Sie Raum für die volle Aufmerksamkeit. Oder eröffnen Sie das Meeting mit einem echten Highlight und sorgen Sie für eine positive Stimmung gleich zu Beginn.

 

Unnötig: Nutzen Sie ein Meeting nicht, um nur Informationen zu verbreiten. Dies können Sie per E-Mail oder über andere Tools tun. Ein Thema auf der Agenda eines Meetings sollte immer ein Feedback, eine Abstimmung oder Diskussion beinhalten. Sparen Sie hier wertvolle Zeit.

 

Aktivieren: Die Aufgabe eines Moderators ist es, alle Teilnehmer einzubinden. Aktivieren Sie Personen, die sich nicht einbringen oder nur passiv dabei sind. Sprechen Sie die Teilnehmer höflich an und fragen Sie gezielt nach deren Meinungen zum aktuellen Thema.

 

Langeweile: Vermeiden Sie monotone Vorträge oder langweilige Präsentationen per Beamer. Ein Meeting dient dem Austausch, der Diskussion und dem Einbringen eines jeden Teilnehmers. Ein Meeting ist kein Vortrag!

 

Regeln: Sorgen Sie dafür, dass Ihre aufgestellten Meetingregeln auch präsent sind. Diese können auf einem Flipchart im Raum selbst stehen oder Sie lesen diese zu Beginn kurz und knackig vor. Denn jeder sollte sich an die gleichen Regeln halten. Stecken Sie den Rahmen Ihres Meetings ab, damit niemand aus der Reihe tanzt.

 

Feedback: Fragen Sie als Moderator aktiv nach Feedback zum Meeting. Was können Sie verbessern? Womit waren die Teilnehmer zufrieden und womit nicht? Nehmen Sie alle Kritik unkommentiert für sich auf. Hören Sie zu und entscheiden Sie später, was Sie beim nächsten Mal verbessern.

 

Sprechball: Werfen Sie sich gegenseitig einen Stoffball oder anderen passenden Gegenstand zu. Nur wer diesen “Sprechball” in den Händen hält, darf sprechen. Das sorgt für ein wenig Bewegung und fördert die Kommunikation.

 

Fragen: Stellen Sie offene Fragen, um konstruktives Feedback zu bekommen. Fragen, die man mit Ja oder Nein beantworten kann, sind einer Abstimmung gleich. Möchten Sie Input von Ihren Teilnehmern, dann regen Sie diese durch gute Fragestellungen dazu an, in Sätzen zu antworten. So bekommen Sie auch verschiedene Meinungen und es ergibt sich fast von allein eine Diskussionen.

 

Kleine Signale: Achten Sie auf versteckte Zeichen der Teilnehmer. Wird jemand nervös, könnte das Meeting zu langweilig sein. Schaut ein anderer ständig auf die Uhr, ist das Meeting eventuell zu lang. Bauen Sie kurzfristig eine 5 minütige Pause ein. Lüften Sie den Meetingraum ein Mal durch und sorgen Sie für neue Aufmerksamkeit.

 

Konzentration: Lässt die Konzentration nach, bitten Sie alle Teilnehmer spontan ihre Plätze zu wechseln. Das fördert die Aufmerksamkeit und bringt durch die Bewegung neuen Schwung in die Runde. Zudem bekommt jeder Teilnehmer durch die veränderte Sitzordnung eine neue Perspektive. Auch andere ungeplante Unterbrechungen wirken anregend und geben den Teilnehmern neue Energie. Führen Sie Ihr Meeting einfach mal für 3 Minuten im Stehen weiter. Seien Sie dabei ruhig etwas unorthodox. Routine ist ein absoluter Kreativitäts-Killer.

 

Motivation: Überlegen Sie sich vorher, mit welchen Worten Sie Ihr Meeting abschließen. Statt “Danke, das war alles!” können Sie selbst in der letzten Minute für Schwung und Motivation sorgen. Versuchen Sie es doch mal mit “Dann wünsche ich uns allen eine erfolgreiche Woche!” oder “Vielen Dank für das sehr produktive Meeting heute morgen!”.

 

Experimentell: Probieren Sie Neues aus. Gehen Sie spazieren, statt sich an einen Tisch zu setzen. Die gemeinsame Bewegung fördert die Durchblutung und setzt Kreativität frei. Auch fällt es leichter, seine Meinung zu sagen, wenn nicht acht Augenpaare direkt auf einen selbst gerichtet sind. Oder legen Sie eine bewegte Pause ein und führen Sie alle zusammen im Meetingraum eine kleine Übung durch. Dies wird beim ersten Mal vielleicht etwas komisch für manche Teilnehmer sein, die positive Wirkung wird sie aber ganz sicher überzeugen.

Menschen sitzen in einem Stuhlkreis und besprechen etwas

Der passende Meetingraum

Auch die Wahl des Meetingraums trägt zum Erfolg der Besprechung bei. Dabei ist nicht nur die Größe entscheidend, sondern auch die Ausstattung und vor allem die Atmosphäre. Der klassische Meetingraum hat für jeden Teilnehmer einen Stuhl und einen entsprechend großen Tisch, um den sich alle platzieren. Dazu sind benötigte Arbeitsmaterialien wie Stifte, Post-Its und Technik wie Beamer, Leinwand oder Flatscreen vorhanden. Sorgen Sie zudem für ausreichend Platz. Möchten Sie neue Methoden wie eine bewegte Pause durchführen, sollten alle Teilnehmer auch genügend Raum dafür haben.

 

Für Workshops und Brainstorming empfiehlt es sich auch, Platz für kreative Arbeitstechniken mit einzuplanen. Ordnen Sie beispielsweise Ihre Ideenkarten auch gern auf dem Fußboden an, damit alle eine optimale Sicht darauf haben. Seien Sie mutig und verändern Sie die Umgebung, in der Ihre Meetings üblicherweise stattfinden. Gehen Sie raus aus den üblichen Büroräumen in Ihrem Unternehmen. Schaffen Sie kreativen Input über einen Perspektivenwechsel. Nutzen Sie ungewöhnliche Locations, wie eine leere Bar (tagsüber), ein Schiff oder eine Outdoor Location. Gehen Sie ruhig mal an die frische Luft! Oder wie wäre es auf einer Dachterrasse mit Blick über die Stadt für den Weitblick? All diese Einflüsse werden sich im Meeting widerspiegeln. Schließlich bildet der Meetingraum den Rahmen Ihres Zusammentreffens. Lassen Sie sich von den Räumlichkeiten in Ihrer Stadt inspirieren.

Das könnte Ihnen auch gefallen:

Sie planen gerade Ihre Hochzeitsfeier im kommenden Jahr? Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Entschluss “Ja” zu sagen. Wir freuen uns von Herzen für Sie. Mit Hilfe dieser Hochzeits-Checkliste möchten wir unseren Teil zum Gelingen Ihres großen Tages beitragen. Denn nicht nur der Hochzeitstag selbst, sondern auch die vorhergehende Vorbereitungsphase will gut organisiert sein. Damit das künftige Brautpaar voller Vorfreude auf sein Hochzeitsfest blicken kann. Anhand der folgenden Liste behalten Sie gara

weiterlesen

Winter und Weihnachten - die schönste Backzeit des Jahres! Nichts geht über den Duft frisch gebackener Plätzchen, der zur Advents- und Weihnachtszeit durchs Haus zieht. Viele Menschen verbinden schöne Kindheitserinnerungen mit dem Ausstechen von Keksen, Verzieren von Plätzchen oder Kneten von Teig.

weiterlesen